Проверка кассовой дисциплины

Правила работы с ККТ

памятка кассиру по работе с ККТ;

Проверка кассовой дисциплины
Порядок проведения проверок кассовой дисциплины

этапы проведения проверки
проверка полноты учета выручки денежных средств
порядок определения полноты учета денежной выручки
Оформление результатов проверки. Требования к акту проверки

Полезные ссылки по теме

Чтобы понять - что могут проверить налоговые инспекторы при проведении проверки кассовой дисциплины, давайте разебермся - какими правилами работы надо руководствоваться при работе с ККТ.

Правила работы с ККТ

К работе с кассовой техникой можно допускать только работников, с которыми ваша организация заключила договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Это важно, иначе в случае недостачи налички в кассе взыскать ее с работника будет невозможно.

В начале каждой смены кассиру-операционисту нужно выдать ключи от кассовой кабины и ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика. Не забудьте снабдить кассира необходимыми расходными материалами: чековой и контрольной лентами, лентой для печатающего устройства, чистящими средствами, а также разменными монетами и купюрами. А руководитель организации (заместитель руководителя, заведующий секцией) в начале контрольной ленты должен написать и заверить подписью:

тип и заводской номер ККТ, в которую устанавливается лента;
дату и время начала работы ККТ;
показания секционных и контрольных счетчиков.

Те же данные, только уже с датой и временем окончания работы, тот же руководитель должен написать на контрольной ленте в конце дня, когда он извлечет эту использованную ленту из ККТ и снимет показания счетчиков. Плюс ко всему там же надо написать сумму дневной выручки.

Показания счетчиков на конец дня заносятся в журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4. По показаниям счетчиков на начало и конец дня определяется сумма выручки за день. Эта сумма должна соответствовать сумме денег, сданных кассиром-операционистом.

Вообще, правил, которых должен придерживаться кассир-операционист, много. Чтобы ему было проще запомнить, что можно, а что нельзя делать, выдайте памятку:

Частота проверок кассовой дисциплины

Инспекторы вправе проверять кассовую дисциплину хоть каждый день, т.к. периодичность проверок кассовой дисциплины ничем не ограничена (см. разъяснения ФНС России в Письме от 12.09.2012 № АС-4-2/15195) т.к. проверка кассовой дисциплины не относится к выездным проверкам, а это значит, что положения налогового законодательства в данном случае не применяются.

Большинство инспекций в качестве средней периодичности проверок называют один раз в год. План проверок (секретный) составляет УФНС, и если компания не попала в этот список, то проверять ее будут только в случае жалоб.

Критерии для назначения проверок

Признаки, при которых проверки кассовой дисциплины могут приходить чаще чем один раз в год:

если у компании ранее были выявлены нарушения;
жалобы (в т.ч. о невыдаче чека ККМ);
жалобы на зарплаты в "конвертах" и на занижение налогов;
убыточность организации.

Какие документы запрашивают при проведении проверок кассовой дисциплины

При проведении проверок кассовой дисциплины, как правило, запрашиваются "все кассовые документы", уклоняясь назвать конкретный перечень документов. К таковым можно отнести:

паспорт ККТ с отметкой инспекции;
карточку регистрации, выданная в ИФНС;
акт по форме № КМ-1;
журнал по форме № КМ-8;

авансовые отчеты;
кассовую книгу (форма № КО-4);
приходные и расходные ордера (форма №№ КО-1, КО-2);
журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
обороты по счетам 50 "Касса", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками";
книги учета доходов и расходов;
распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег;
иные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета.

Данный перечень не является исчерпывающим. В Регламенте сказано, что проверяющие не вправе требовать документы и сведения, не относящиеся к предмету проверки, но проводить грань между тем, что относится к предмету проверки, а что нет, тоже будут сами проверяющие.

Законодательством не определен период, который может быть охвачен проверкой кассовой дисциплины. Для налоговых проверок такой период не может превышать трех лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 Налогового кодекса РФ), но, как разъяснила ФНС России в Письме от 12.09.2012 № АС-4-2/15195, это требование на проверки полноты учета выручки не распространяется. А значит, инспекторы могут проверить любой период. Однако привлечь к ответственности за нарушения, выявленные при такой проверке, не всегда получится, но это другая история.

При этом надо знать, что пунктами 28, 29 Административного регламента (утвержден Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н) установлено, что в ходе проверки проверяющие вправе запрашивать следующие документы (регламента):

При осуществлении расчетов с применением ККТ:

документы, связанные с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники;
журнал кассира-операциониста;
акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;
журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
распечатки отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
контрольные ленты контрольно-кассовой техники на бумажном носителе и (или) распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе;
приходные и расходные кассовые ордера;
журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
авансовые отчеты;
кассовая книга;
справка-отчет кассира-операциониста;
сведения о показаниях счетчиков контрольно- кассовых машин и выручке организации.

При применении бланков строгой отчетности (вместо чеков ККТ):

документы, связанные с изготовлением, приемкой, учетом, хранением, выдачей, инвентаризацией и уничтожением бланков строгой отчетности;
бланки строгой отчетности, копии бланков строгой отчетности, корешки документов;
информация из автоматизированной системы о выпущенных документах:

о сформированных автоматизированными системами бланках строгой отчетности;
заполнении бланков;
выпуске автоматизированной системой документов, приравненных к кассовым чекам;

акт приемки бланков строгой отчетности;
книга учета бланков строгой отчетности;
акт о списании бланков строгой отчетности.

При отсутствии ККТ у налогоплательщика ЕНВД: документы, связанные с выдачей товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).
Иные документы:
- книга учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя;
- книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения;
- книга учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную патентную систему налогообложения;
- книга учета доходов и расходов индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог);
- распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег;
- иные необходимые для проверки первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета.

Порядок проведения проверок кассовой дисциплины

Порядок осуществления налоговыми органами контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей установлен Административным регламентом (утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н).

К проверяемым объектам по этому регламенту относятся организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, осуществляющие наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт или их уполномоченные представители.

Предметом государственного контроля является установление факта полноты учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей.

Схема проверки полноты учета выручки денежных средств выглядит следующим образом:

предъявление проверяемому объекту поручения на исполнение государственной функции;
рассмотрение проверяющими необходимых документов;
проверка полноты учета выручки денежных средств;
оформление результатов проверки.

Результатом исполнения данной государственной функции является составление акта проверки полноты учета выручки денежных средств, а в случае выявления правонарушения – возбуждение производства по делу об административном правонарушении в соответствии с КоАП РФ.

Процедура проверки состоит из следующих этапов (п. 20 Регламента):

Руководитель (заместитель руководителя) налоговой инспекции принимает решение о проведении проверки.
В течение 2-х рабочих дней:

налоговые инспекторы предъявляют поручение на проведение проверки и служебные удостоверения;
проверяемый объект ставит подпись, должность и дату на предъявленном поручении;
если проверяемого объекта нет на месте или он отказывается расписаться в поручении, то налоговые инспекторы делают запись об этом в поручении;

В течение не более 28 календарных дней с момента предъявления налогоплательщику поручения:

проверяемый объект по запросу предъявляет оригиналы или заверенные в установленном порядке копии документов, необходимых для осуществления контроля (перечень документов – в п.п. 28, 29 Регламента). При этом требование нотариально заверенных копий является неправомерным (п. 30 Регламента);
налоговыми инспекторами рассматриваются предоставленные документы;
в акте проверки фиксируется факт рассмотрения документов.

В течение не более 30 календарных дней с момента предъявления налогоплательщику поручения:
- определяются объем и состав контрольных действий, а также методы, формы и способы проведения таких контрольных действий (перечень контрольных действий – п. 35 Регламента);
- проверяется полнота учета выручки денежных средств (способы проверки – п.п. 36 – 41 Регламента);
- устанавливаются (выявляются, фиксируются) факты неполного (полного) учета выручки денежных средств;
- в акте проверки фиксируется результат проверки полноты учета выручки;
- оформляются результаты проверки (п.11 Регламента):
  - составляется акт проверки в 2-х экземплярах (требования к оформлению акта и его реквизитам – п.п. 46-48 Регламента);
  - по фактам нарушений принимаются от налогоплательщика письменные объяснения (замечания, возражения), делается об этом запись в акте;
  - подписывается акт проверки; если налогоплательщик уклоняется от подписания, то этот факт отражается в акте и акт направляется по почте заказным письмом по месту нахождения (месту жительства) проверяемого объекта;
  - один экземпляр акта передается налогоплательщику;
  - при выявлении правонарушения возбуждается и осуществляется производство по делу об административном правонарушении в порядке, установленном КоАП РФ.

Справка: нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций является административным правонарушением, за которые, согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб. для юрлиц и от 4 000 до 5 000 руб. для предпринимателей (в силу ст. 2.4 КоАП РФ они приравниваются к должностным лицам).

Проверка полноты учета выручки денежных средств

После окончания рассмотрения необходимых документов начинается непосредственно административная процедура по проверке полноты учета выручки денежных средств. В ходе проверки изучаются финансовые и хозяйственные операции, совершенные проверяемым объектом в проверяемый период. Контрольные действия по фактическому изучению проводятся путем осмотра, инвентаризации, наблюдения, пересчета, экспертизы. Они могут проводится как сплошным, так и выборочным способом.

На данном этапе проверяющие получают от проверяемого объекта необходимые письменные объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе проверки, документы и их заверенные копии, необходимые для проведения контрольных действий. При необходимости в случаях, требующих применения научных, технических или иных специальных знаний, для участия в проверке привлекаются эксперты (экспертные организации).

При этом в обязательном порядке проводится проверка наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике ККТ, путем снятия остатка (пересчета) денежной наличности с учетом средств, выдаваемых кассиру перед началом рабочей смены в качестве разменной монеты, о чем составляется акт о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике ККТ, в двух экземплярах.

Перед началом этого этапа кассир дает расписку об отсутствии или наличии в денежном ящике ККТ личных денег, представлении всех квитанций, приходных кассовых ордеров о сданной выручке, справок-отчетов кассира-операциониста, сведений о показаниях счетчиков ККТ и выручке, актов о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным (возвращенным) кассовым чекам за день проверки. Расписка оформляется в акте о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике ККТ.

Перед снятием фискальных отчетов, сменных отчетов ККТ сверяются заводские номера этих машин, а также их регистрационные номера и ИНН с данными, внесенными в карточку регистрации ККТ. На контрольной ленте проверяется наличие всех порядковых номеров кассовых чеков, сверяются номера и суммы кассовых чеков, распечатанных на контрольной ленте, с номерами и суммами имеющихся кассовых чеков (при их наличии).

По фискальному отчету ККТ и журналу кассира-операциониста, актам о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, расходным кассовым ордерам проверяются количество фактов возврата, а также сумма денежных средств, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.

В случае расхождений фактических и учетных данных выясняются причины, берутся подробные объяснения и делаются выводы о полноте учета выручки наличных денежных средств проверяемого объекта, а также о применении (неприменении) ККТ, БСО и иных возможных причинах сложившейся недостачи (наличии излишков).

При осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи БСО проводится проверка фактического наличия БСО, по итогам которой составляется соответствующий акт в двух экземплярах. Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится по их видам с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков документов.

При проверке у проверяемых объектов, применяющих БСО, определяется количество использованных бланков за проверяемый период на основании книги учета бланков документов, актов приемки БСО и актов инвентаризации БСО для сопоставления с фактическим количеством копий использованных БСО (корешков документов), хранящихся у проверяемого объекта. Сумма выручки денежных средств, отраженная в учете проверяемого объекта, сопоставляется с суммами, отраженными в копиях использованных БСО (корешках документов), хранящихся у проверяемого объекта.

Состав и способы контрольных действий (п. 35 регламента):

Документальное изучение финансовых и хозяйственных операций за проверяемый период анализ и оценка информации, полученной из запрошенных документов;
фактическое изучение финансовых и хозяйственных операций за проверяемый период:

осмотр;
инвентаризация, в том числе:
- обязательная проверка наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, путем снятия остатка (пересчета) денежной наличности с учетом средств, выдаваемых кассиру перед началом рабочей смены в качестве разменной монеты. По результатам инвентаризации составляется акт о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, в двух экземплярах. До начала инвентаризации в акте оформляется расписка кассира о том, что в денежном ящике ККТ нет (или есть) личных денег кассира, а все кассовые документы, не переданные в бухгалтерию (администратору, старшему кассиру), предоставлены проверяющим (п. 36 Регламента);
- проверка фактического наличия бланков строгой отчетности (по видам бланков с учетом начальных и конечных бланков документов), по итогам которой составляется акт проверки фактического наличия бланков строгой отчетности в двух экземплярах;
- проверка наличия у плательщиков ЕНВД, не применяющих ККТ, товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу);
наблюдение, пересчет;
экспертиза: в случаях, требующих применения научных, технических или иных специальных знаний, для участия в проверке привлекаются эксперты (экспертные организации);
проверка соблюдения:
- требований к контрольно-кассовой технике, порядка и условий ее применения;
- порядка и условий применения бланков строгой отчетности;
- требований к автоматизированным системам для формирования бланков строгой отчетности и заполнения соответствующих документов, порядка и условий их применения;
- порядка и условий выдачи товарных чеков, квитанций и других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу);

Получение от проверяемого объекта необходимых письменных объяснений, справок и сведений по вопросам, возникающим в ходе проверки, документов и заверенных копий документов;
Способы изучения:
- сплошным способом – в отношении всей совокупности финансовых и хозяйственных операций;
- (или) выборочным способом – в отношении части финансовых и хозяйственных операций.

Как определить полноту учета денежной выручки (п.п. 37-41 Регламента)

При применении ККТ:

сравнивают суммы наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники на момент проведения инвентаризации, с данными,    отраженными:
- в фискальном отчете,
- контрольной ленте контрольно-кассовой    техники,
- записями   в   журнале   кассира-операциониста;
записи в журнале кассира-операциониста сверяют с приходными кассовыми ордерами, кассовыми отчетами и данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов;
на контрольной ленте проверяется наличие всех порядковых номеров кассовых чеков, сверяются номера и суммы кассовых чеков, распечатанных на контрольной ленте, с номерами и суммами имеющихся кассовых чеков (при их наличии);
проверяются количество фактов возврата, а также сумма денежных средств, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.

При применении бланков строго отчетности:
- определяют количество использованных бланков строгой отчетности за проверяемый период на основании книги учета бланков документов, актов приемки бланков строгой отчетности и актов инвентаризации бланков строгой отчетности;
- сопоставляют с фактическим количеством копий использованных бланков строгой отчетности (корешков документов), хранящихся у проверяемого объекта;
- сумму выручки денежных средств, отраженную в учете проверяемого объекта, сопоставляют с суммами, отраженными в копиях использованных бланков строгой отчетности (корешках документов), хранящихся у проверяемого объекта.

Оформление результатов проверки

Оформление результатов исполнения государственной функции. По результатам проверки составляется акт в двух экземплярах, который подписывается налоговиками и проверяемым объектом.

Требования к акту проверки (п.п. 47, 48 регламента):

Акт проверки должен быть составлен на бумажном носителе, на русском языке и иметь сквозную нумерацию страниц;
Не допускаются помарки, подчистки и иные исправления, за исключением исправлений, оговоренных и заверенных подписями специалиста налоговой инспекции и проверяемого объекта;
В акте проверки указываются:

дата составления акта налоговым инспектором;
полное наименование либо (при наличии) проверяемого объекта, его ИНН и КПП;
фамилии, имена, отчества (при наличии) налоговых инспекторов, проводивших проверку, их должности с указанием наименования инспекции;
дата и номер поручения на проведение проверки;
перечень документов, полученных налоговой инспекцией в ходе проверки;
период, за который проведена проверка;
даты начала и окончания проверки;
адрес места нахождения или места жительства проверяемого объекта;
документально подтвержденные факты нарушений, выявленные в ходе проверки, или запись об отсутствии таковых.

В описании нарушений должны быть указаны положения нормативных правовых актов, которые были нарушены.

Статья написана и размещена 04.01.2013. Дополнена -

Информация помогла?

Понравилась статья?

Нравится

ВНИМАНИЕ!

Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

Юридическая и налоговая консультация онлайн → Налоговая консультация онлайн → Налоговая консультация организаций и ИП (ПБОЮЛ) → Проверка кассовой дисциплины